【労務担当者向け】障がい者雇用助成金申請後の実務：支給プロセス、管理、注意点を徹底解説
はじめに
企業の障がい者雇用を推進する上で、助成金制度の活用は重要な選択肢の一つです。法定雇用率の達成支援や雇用環境の整備に役立つ各種助成金は、申請手続きを経て支給されます。しかし、申請が完了した時点で助成金業務が終了するわけではありません。助成金の支給決定から実際の受給、そしてその後の適切な管理に至るまで、一連のプロセスを正確に理解し実行することが、助成金制度を最大限に活用し、企業のリスクを回避するために不可欠です。
本稿では、障がい者雇用助成金の申請が受理された後の実務に焦点を当て、支給決定までの流れ、支給期間中の管理、支給申請手続き、そして注意すべき点について詳細に解説します。すでに障がい者雇用の実務経験をお持ちの労務担当リーダーの皆様が、日々の業務や今後の助成金活用計画に役立てていただける内容を目指します。
障がい者雇用助成金申請後の基本的な流れ
障がい者雇用に関する助成金は、その種類によって詳細な手続きや支給タイミングが異なりますが、多くの制度で共通する基本的な流れは以下のようになります。
- 申請書類提出
- 各助成金の要件に基づき、必要書類一式を管轄のハローワークや高齢・障害・求職者雇用支援機構（JEED）等に提出します。
- 審査
- 提出された書類に基づき、制度要件を満たしているか、提出内容に不備がないかなどが審査されます。必要に応じて、企業への照会や追加書類の提出が求められることがあります。
- 支給決定（または不支給決定）
- 審査の結果、要件を満たしていれば支給決定通知書が送付されます。残念ながら要件を満たさない場合は不支給決定通知書が送付されます。
- 支給期間中の要件遵守・管理
- 助成金の種類によっては、一定期間（例：6ヶ月、1年、複数年）にわたり雇用を継続することや、特定の労働条件（例：週所定労働時間、賃金）を満たすことが支給要件となります。この期間中、企業は対象となる障がい者社員の雇用状況等を適切に管理し、要件を遵守する必要があります。
- 支給申請
- 支給決定後、助成金の規定に基づき、所定の期間（例：6ヶ月ごと）の終了後に、改めて支給申請を行います。この際、雇用継続を証明する書類（出勤簿、賃金台帳等）の提出が必要となります。
- 支給審査
- 提出された支給申請書類に基づき、実際に支給要件が満たされているかどうかの審査が行われます。
- 助成金の支給
- 支給審査の結果、要件を満たしていると判断されれば、企業の指定口座に助成金が振り込まれます。
この一連の流れの中で、特に申請後の「審査対応」「支給期間中の管理」「支給申請」は、労務担当者にとって重要な実務となります。
申請後の審査対応と注意点
申請書類を提出した後、審査期間に入ります。この期間中、以下のような対応が必要となる可能性があります。
1. 担当者からの照会への迅速な対応
申請内容について、審査担当者（ハローワークやJEEDの職員）から電話や書面での照会が入ることがあります。これは提出書類の記載内容の確認や、不足情報の補填を求めるものです。
- 実務上のポイント:
- 担当者からの連絡には迅速に対応することが重要です。回答が遅れると審査が滞り、支給決定が遅れる可能性があります。
- 照会の内容を正確に把握し、根拠となる資料（就業規則、雇用契約書、賃金規程など）を確認の上、的確に回答します。
- 担当者の部署名、氏名、連絡先を控えておくと、その後のやり取りがスムーズになります。
2. 追加書類の提出
申請書類に漏れがあった場合や、審査の過程で追加の確認が必要となった場合に、追加書類の提出を求められることがあります。
- 実務上のポイント:
- 求められた書類の種類と提出期限を正確に確認します。
- 可能な限り迅速に、指定された形式（郵送、持参など）で提出します。
- 提出する書類のコピーを手元に保管しておくと、後々の確認に役立ちます。
注意点
- 書類の控え保管: 提出した申請書類の控えは必ず保管しておきます。照会への対応時や、今後の手続きの際に参照が必要となります。
- 担当者との連携: 申請業務を担当した者が、審査期間中の照会対応や追加書類提出も引き続き担当することが望ましいです。担当者が変更になる場合は、必要な情報や書類をしっかりと引き継ぎます。
支給決定後の実務：支給期間中の管理
助成金の支給決定通知書が届いたら、記載内容（対象者、支給期間、支給額の見込みなど）を確認します。多くの助成金は、支給決定後、一定期間の雇用や取り組みが継続された後に支給されます。この「支給期間」中の管理が非常に重要です。
1. 雇用継続・労働条件の維持
多くの雇用関係助成金は、対象となる障がい者社員が一定期間、規定された労働条件（週所定労働時間、賃金等）で雇用されていることが支給要件となります。
- 実務上のポイント:
- 対象者の雇用契約書の内容（特に雇用期間、労働時間、賃金）が助成金の要件を満たしているか、改めて確認します。
- 支給期間中に、自己都合退職や解雇などにより雇用関係が終了しないよう、対象者へのフォローアップや、必要に応じた合理的配慮の継続的見直しを行います。
- 休職や病気による欠勤が長期化した場合など、助成金の支給要件に影響する可能性があるため、規定を確認し、必要であれば管轄の機関に相談します。
2. 出勤簿・賃金台帳等の整備・保管
支給申請を行う際に、対象者の出勤状況や賃金支払状況を証明する書類（出勤簿、タイムカード、賃金台帳、給与明細等）の提出が求められます。
- 実務上のポイント:
- これらの書類が助成金の支給期間に対応して正確に作成・管理されているか確認します。
- 特に、日々の出勤・退勤時刻、休憩時間、欠勤、遅刻、早退などが正確に記録されている出勤簿やタイムカードは重要な証拠となります。
- 賃金台帳には、基本給、各種手当、通勤手当、社会保険料控除などが正確に記載されている必要があります。
- これらの書類は、少なくとも助成金の支給が完了し、会計監査等の可能性がなくなるまで、適切に保管します。一般的には、労働基準法に基づく記録保管義務（5年間）を参考にすることが考えられます。
3. 合理的配慮の提供状況の記録
特定の助成金（例：障害者介助等助成金、職場環境改善助成金）では、提供している合理的配慮の内容や費用が支給対象となります。
- 実務上のポイント:
- どのような合理的配慮を、いつ、どのくらいの費用をかけて実施したのかを具体的に記録します。
- 機器導入の領収書、外部業者への委託契約書、介助者の勤務記録などが証拠書類となります。
- 合理的配慮の内容は、対象者との話し合いに基づき、必要に応じて見直し・変更されることがあります。変更内容も記録に残しておきます。
助成金の支給申請手続きと注意点
支給決定通知書に記載された「支給申請可能期間」になったら、助成金の支給申請を行います。多くの助成金は、対象となる雇用期間や取り組み期間の終了後、定められた期間内に申請を行う必要があります。
1. 支給申請書類の準備
支給申請には、申請書本体に加え、以下の書類が必要となることが一般的です。
- 支給申請書
- 対象者の雇用状況を証明する書類（出勤簿、タイムカード、賃金台帳、給与明細等）
-
その他、助成金の種類によって求められる書類（例：合理的配慮実施状況報告書、領収書、契約書、業務日報など）
-
実務上のポイント:
- 支給決定通知書に添付されている書類リストを事前に確認し、準備を進めます。
- 提出書類はコピーではなく原本が必要となる場合があるため、事前に確認します。
- 提出期限があるため、余裕をもって準備を開始します。
2. 支給申請書の提出
準備が整ったら、指定された提出先に支給申請書を提出します。提出先は、申請時と同様に管轄のハローワークやJEED等となります。
- 実務上のポイント:
- 提出方法（持参、郵送など）を確認します。郵送の場合は、配達記録が残る方法（簡易書留など）を利用すると安心です。
- 提出期限の最終日には窓口が混雑することが予想されるため、早めの提出を心がけます。
注意点
- 提出期限の厳守: 支給申請には厳格な提出期限が定められています。期限を過ぎると、いかなる理由があっても申請が受理されず、助成金が支給されなくなります。カレンダー等に明確に記録し、リマインダーを設定するなどの対策が必要です。
- 書類の正確性: 提出する書類に誤りがあると、審査が遅延したり、不支給となる可能性があります。特に、出勤日数や賃金計算など、支給額の算定に関わる部分は複数人でチェックするなどの体制を検討します。
- 対象期間の確認: 支給申請の対象となる期間が、助成金の規定や支給決定通知書と一致しているか再確認します。
現地調査・監査への対応
助成金の申請・支給に関して、管轄の機関による企業への現地調査や書類監査が行われる可能性があります。これは、申請内容や支給要件の遵守状況を直接確認するためのものです。
- 実務上のポイント:
- 調査・監査の連絡があった場合は、日程調整を行い、協力的な姿勢で対応します。
- 調査員から確認が求められる書類（雇用契約書、就業規則、出勤簿、賃金台帳、健康診断結果、障がい者手帳等）を事前に準備しておきます。
- 対象となる障がい者社員の勤務場所や、合理的配慮のために設置した設備などを案内できるよう準備します。
- 調査員からの質問には、誠実かつ正確に回答します。分からないことは正直に伝え、後日確認して回答することも可能です。
- 必要以上に多くの情報を提供する必要はありませんが、求められた情報・書類は迅速に提供します。
注意点
- 書類と実態の一致: 提出した書類の内容と、企業の実際の状況（対象者の勤務状況、合理的配慮の提供状況など）が一致していることが最も重要です。日頃から正確な記録管理を徹底しておく必要があります。
- 担当者の立会い: 助成金申請の実務を担当した者が調査・監査に立ち会うことが望ましいです。
- 不正受給の防止: 不正な申請や虚偽の報告は、助成金の返還命令や今後の助成金申請への制限など、重大な結果を招きます。常に正直かつ正確な情報を提供することが不可欠です。
助成金支給後の実務
無事、助成金が支給された後も、いくつかの実務が発生します。
1. 会計処理
支給された助成金は、企業の会計処理において適切に計上する必要があります。一般的には、収益（雑収入など）として処理されます。
- 実務上のポイント:
- 経理部門と連携し、支給された助成金の金額、支給決定日、入金日などを正確に伝達します。
- どの助成金が、どの対象者に関するものかを明確にしておくと、後の管理や説明責任に役立ちます。
2. 税務上の取り扱い
助成金は課税対象となる収益として扱われることが一般的です。
- 実務上のポイント:
- 税理士や税務署に確認し、適切な税務処理を行います。確定申告の際に、収入として計上する必要があります。
3. 今後の雇用管理と継続的な情報収集
助成金の支給は、あくまで障がい者雇用を支援する一助です。助成金受給後も、対象者の長期的な定着や活躍に向けた取り組みを継続することが重要です。
- 実務上のポイント:
- 支給対象となった助成金に関連する要件（例：雇用期間の縛りなど）が終了した後も、対象者への合理的配慮の提供や、働きやすい環境整備を継続します。
- 障がい者雇用に関する国の制度は、法改正や予算によって内容が見直されることがあります。常に最新の情報を収集し、今後の雇用計画や助成金活用戦略に役立てます。JEEDのウェブサイトやセミナー、ハローワークの情報を定期的に確認することが有効です。
まとめ
障がい者雇用助成金は、企業が障がい者の採用を進め、雇用環境を整備する上で非常に有用な制度です。しかし、そのメリットを最大限に享受し、適切に活用するためには、申請前の準備だけでなく、申請後の審査対応、支給期間中の厳格な管理、そして正確な支給申請手続き、さらには支給後の会計・税務処理に至るまで、一連の実務を漏れなく行うことが不可欠です。
本稿で解説した各フェーズでの実務と注意点を理解し、日々の業務に活かしていただくことで、助成金制度の確実な活用に繋がり、企業の障がい者雇用がより一層推進されることを願っております。不明な点や個別の状況に関する疑問がある場合は、迷わず管轄のハローワークやJEEDに相談することをお勧めします。